Глава 3. Технология соблюдения Компанией принципа «должной осмотрительности» (окончание)
Данная статья будет посвящена скорей рутинным организационным вопросам работы с полученными о контрагенте сведениями и документами. Эти вопросы включают в себя порядок и сроки их анализа, закрепления результатов, полученных по итогам проверки, систематизацию и хранение данной информации в форме досье на контрагента.
Подобные действия также необходимо закрепить в Регламенте.
Например, следующим образом:
«3.16.1. Юридическая служба (юрист), бухгалтерия Компании проводят комплексный анализ документов, указанных п.3.8. и п. 3.9. настоящего Регламента в срок до 2 (двух) рабочих дней со дня их представления. В случае принятия положительного решения о возможности делового сотрудничества с потенциальным контрагентом _проводятся дальнейшие проверочные мероприятия, предусмотренные п.3.17. – п.3.20. настоящей документированной процедуры.
3.17. По результатам основной проверки юридической службой (юристом) Организации подготавливается отчет о проведении проверки контрагента (в т.ч. с приложением отчета о проведении переговоров с представителями контрагента при его наличии) о возможности (невозможности) установления с ним договорного сотрудничества в соответствии с целями настоящей документированной процедуры, а также обосновывается причина выбора контрагента для заключения договора, Образец данного отчета содержится в приложении №4 к настоящему Регламенту.
Желательно также прописать порядок принятия решения о возможности сотрудничества с контрагентом, если дать однозначный ответ после изучения документов сразу не представляется возможным (например, представленные документы вызывают сомнения в их подлинности либо есть подозрения в возможности совершения мошенничества в отношении Компании). Состав коллегии, предусмотренной п.3.17.1. Регламента, определяется компанией индивидуально, исходя из специфики ее бизнеса. Но в нее обязательно необходимо включить единоличный исполнительный орган, т.к. решение о сотрудничестве в итоге будет принимать он.
«3.17.1. В случае, если по результатам основной проверки юридическая служба (юрист) Организации не может дать однозначный ответ о возможности (невозможности) установления с контрагентом договорного сотрудничества в соответствии с п.3.17. Регламента, а также в случае невозможности им воспользоваться правом, предусмотренным п.3.16 Регламента (значительная (более 500 км.) удаленность адреса регистрации контрагента, болезнь, высокая занятость, недопуск на территорию контрагента и т.д.) Обществом образуется коллегия из 4 членов, в состав которой входят: единоличный исполнительный орган Общества, штатный бухгалтер, юрист Организации, менеджер организации. Срок принятия решения коллегией – 1(один) рабочий день.
3.17.2. Общее собрание членов коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов коллегии, в т.ч. единоличный исполнительный орган Общества. Каждый член коллегии обладает правом одного голоса, решения принимаются открытым голосованием, единоличный исполнительный орган Общества голосует последним. Решение считается принятым, если за него проголосовало более половины членов коллегии, в т.ч. единоличный исполнительный орган Общества. По итогам собрания не позднее одного рабочего дня составляется протокол общего собрания.
3.17.3. В случае, если единоличный исполнительный орган Общества голосует против принятия решения по вопросу, указанному в п.3.17.1. Регламента, то его голос становится решающим, независимо от результатов голосования остальных членов коллегии. При этом единоличный исполнительный орган обязан подробно мотивировать свое решение, которое заносится в протокол собрания.
3.17.4. При проведении голосования каждый член коллегии вправе высказываться по существу вопроса, указанного в п.3.17.1. Регламента, приводить свои доводы и представлять доказательства, в т.ч. с приложением необходимых документов».
Последним этапом проверки является оценка соответствия условий сделки положениям действующего гражданского и налогового законодательства, после чего непосредственно формируется папка-досье на контрагента
3.18. Проверка соответствия условий заключаемого договора законодательству Российской Федерации. При этом подлежат исключению из договора все условия, отличающиеся от существенных правил (обычаев) делового оборота (например, длительная отсрочка платежа, оказание значительного объема услуг (выполнение работ) без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафные санкции, расчеты через третьих лиц, расчеты неликвидными векселями и т.п. Подлежит обязательной проверке получение необходимого в силу закона или учредительных документов согласия органа юридического лица или государственного органа либо органа местного самоуправления на совершение сделки. Контрагентом должны быть составлены, исходя из характера исполнения, и приложены к договору все необходимые документы. Также необходимо учитывать разъяснения ФНС о том, что о создании искусственного документооборота может свидетельствовать отсутствие необходимых реквизитов в договоре (Письмо ФНС России от 10 марта 2021 г. № БВ-4-7/3060 № БВ4– 7/3060@). Данную проверку проводит юридическая служба (юрист) Организации в срок до 3(трех) рабочих дней. При необходимости к проверке может быть привлечен также штатный бухгалтер Организации.
3.19. Окончательная (комплексная) проверка по итогам настоящей Документированной процедуры. Проверяется наличие визы юриста Организации, наличие прилагаемых документов, сохранность переписки с контрагентом и соответствия сроков обмена документами, установленными в рамках настоящего Регламента; наличия полного комплекта документации, предусмотренного главой 3 настоящего Регламента. Данную проверку проводит юридическая служба (юрист) Организации. При необходимости к проверке может быть привлечен также штатный бухгалтер Организации. Срок проверки составляет 1 (один) рабочий день.
3.19.1. По результатам окончательной проверки составляется справка, подтверждающая ее проведение, а также опись вложения всех необходимых документов в папку-досье на каждого контрагента Данное досье также может быть дополнено новыми документами по мере их поступления с указанием их в описи вложения (см. Приложение №6 к настоящему Регламенту.
3.20. Полученные в результате исполнения требований настоящего Регламента на бумажном носителе документы, подтверждающие проявление должной осмотрительности при выборе контрагента, Юридической службой (юристом), оформляются в отдельную папку-дело (досье) по соответствующему контрагенту и подлежат хранению в течение 5 (пяти) лет с отчетного года исполнения сторонами условий договора (обязательств по нему) в архиве Организации по месту нахождения ее единоличного исполнительного органа. В случае представления документов в электронном виде (скан-копии, досье по соответствующему контрагенту также оформляется в электронном виде с учетом требований настоящего Регламента.
3.21. При отсутствии решения по проверке контрагента, директор Организации либо иные уполномоченные им сотрудники не вправе визировать договоры с контрагентом и (или) перечислять авансовые платежи на его расчетный счет, за исключением случаев, предусмотренных п.п.3.7, 4.2.1, 4.2.2. настоящего Регламента».
Примечание. Срок давности привлечения к уголовной ответственности по части 2 ст. 199 УК РФ составляет 10 лет, так что в п.3.20. можете указать этот срок хранения документов по контрагенту.
Глава 4. Переходные положения. Отдельные рекомендации по соблюдению принципа «должной осмотрительности» в процессе ведения Компанией хозяйственной деятельности
В данной главе желательно решить налоговую «судьбу» сделок, которые были заключены до принятия и введения в действие Регламента, возможность истребовать по ним у контрагента все необходимые документы, повторно упомянуть о необходимости сохранения свидетельств реальности операций либо исключить сомнительные операции из бухучета.
Если организация или контрагент планируют привлечь третьих лиц к исполнению сделки, то это обязательно прямо указать в договоре!
Например:
«4.1. Должная осмотрительность и осторожность является ключевым критерием при определении правомерности прав налогоплательщика на вычеты и расходы (налоговую выгоду).
4.2. При заключении договора налогоплательщик обязан выбирать контрагента таким образом, чтобы исключить потенциальное признание налоговым органом невозможность осуществления исполнения по сделке таким контрагентом, учитывая специфику конкретных отношений. Поэтому налогоплательщик также должен располагать информацией о том, каким образом будет происходить исполнение сделки, исполняет ли сделку сам контрагент или будет привлечено третье лицо на законных основаниях, т.е. проводить проверку обстоятельств фактического исполнения сделки ее стороной либо третьим лицом на законных основаниях.
4.2.1. Если до принятия и вступления в силу настоящей Документированной процедуры Общество ранее уже заключало сделки и исполнение по ним было реально произведено контрагентом, который подпадает под признаки организации – однодневки по такому критерию как «отсутствие сведений, подтверждающих наличие у контрагента производственных, складских, торговых или иных площадей, необходимых для ведения предпринимательской деятельности, соответствующего опыта, квалифицированных кадров, транспортных средств», то Обществу рекомендуется истребовать у данного лица документы, предусмотренные п.п.3.9 настоящего Регламента, в т.ч. договоры аренды транспортных средств (с экипажем или без экипажа), а также иные документы, подтверждающие реальность исполнения по сделке. Данный запрос направляет юридическая служба (юрист) Организации, в чьи полномочия входит Основная проверка контрагента. Непредставление или отказ от представления указанных документов в срок, установленный в запросе, влекут за собой последствия, указанные в п.3.8.4. настоящего Документа. При необходимости может быть проведена процедура, предусмотренная п.3.17.1. -п.3.17.4. Регламента.
4.2.2. При отсутствии у контрагента, с которым Компания уже вела хозяйственную деятельность до принятия и вступления в силу настоящей Документированной процедуры, признаков, указанных в п.4.2.1. настоящего регламента, юридическая служба (юрист) Организации также проводит проверочные процедуры, указанные в п.п. 3.9. – 3.20. Документированной процедуры с целью формирования папки – досье на данного контрагента.
4.3. Если договор заключен до введения в действие настоящей Документированной процедуры и финансово-хозяйственные операции уже проведены в бухгалтерском учете, то можно исключить сомнительные операции при расчете налоговых обязательств за соответствующий период и подать соответствующую налоговую декларацию. К уточненной налоговой декларации приложить пояснительную записку, в которой указать следующее: «При самостоятельной оценке рисков установлены факты недостаточности документальных свидетельств должной осмотрительности при выборе контрагента (контрагентов) по сделке (ряду сделок), осуществленной нашей Компанией за соответствующий период. С целью исключения налоговых рисков в части возможности квалификации налоговым органом таких операций, как соответствующих способам ведения деятельности с высоким налоговым риском, произведен пересчет налоговых обязательств с учетом выявленных фактов и представлена уточненная декларация. Приведенные факты не носят системного характера и не связаны с умыслом получить необоснованную налоговую выгоду».
4.5. В целях уменьшения налоговых рисков рекомендуется предусмотреть в договоре условия о порядке привлечения третьих лиц к исполнению сделки, в частности относительно необходимости получения согласия Компании или простого извещения ее об этом факте, а также о формах контроля Компанией процесса исполнения».
Глава 1. Общие положения. Назначение и область применения. Нормативно-правовая база.
Глава 2.Определение понятия «должная осмотрительность» для целей настоящего Регламента. Принципы и критерии должной осмотрительности при осуществлении Обществом хозяйственной деятельности.
Глава 3. Технология соблюдения Компанией принципа «должной осмотрительности»
Глава 4. Переходные положения. Отдельные рекомендации по соблюдению принципа «должной осмотрительности» в процессе ведения Компанией хозяйственной деятельности
Также можно включить в документ и ряд приложений, которые будут являться его неотъемлемой частью и упростят порядок его применения (в тексте Регламента есть указания на них):
Приложение №1. Общие признаки «технической компании», выявленные в ходе Первичной проверки контрагента, наличие которых исключает факт заключения ООО «Компания» договорных отношений с ним.
Приложение №4. Образец отчет о проведении Основной проверки контрагента ООО (ИП) «_______» согласно Регламента обеспечения принципа должной осмотрительности при отборе ООО «Компания» контрагентов для ведения финансово-хозяйственной деятельности
Приложение №7. БЛОК-СХЕМА процедуры отбора контрагентов ООО «Компания» для ведения им финансово-хозяйственной деятельности
Что касается Блока – схемы, то в ней целесообразно последовательно отразить перечень действий, определенных Регламентом и сроки их выполнения в графической (наглядной) форме, чтобы сотрудники организации лучше понимали, в чем состоят их обязанности согласно Регламенту и могли выстроить между собой продуктивную коммуникацию и наладить необходимый документооборот.
После утверждения и введения в действие Регламента приказом единоличного исполнительного органа компании необходимо ознакомить с текстом документа всех ответственных сотрудников под роспись.
При этом следует учитывать, что за нарушение Регламента, которое повлекло за собой неблагоприятные для организации последствия, например, в виде налоговых доначислений, сотрудник может отвечать, по общему правилу, только в рамках трудового законодательства (дисциплинарная ответственность). Возложить на него обязанность по возмещению убытков, понесенных фирмой, нельзя.
На этом мы пока что завершаем рассмотрение вопроса о составлении Регламента проверки контрагента.
Приведенные здесь выдержки из него могут быть использованы налогоплательщиками в качестве примера при разработке собственной процедуры отбора и проверки контрагентов, что, в конечном счете, оградит бизнес от злоупотреблений со стороны налоговых органов и солидных доначислений по причине «непроявления должной осмотрительности».
1 часть настоящей статьи можно прочитать здесь
2 часть статьи - здесь
Комментариев нет:
Отправить комментарий